オフィスを離れているときにメールを管理する方法。主要な電子メール クライアントにはすべてが備わっています。
休暇に行くときでも、他の理由であれ、自分の持ち物をどうするかという問題は、電子メールオフィスにいないときは頻繁に発生します。また、受信する可能性があり、戻ったときに応答を待っている大量のメッセージについても考慮する必要があります。 Gmail、Apple Mail、見通しまたはその他。時間をかけて受信トレイを一時停止すると、仕事への復帰がずっと簡単になります。
不在通知メッセージは、コンセプトよく知られていますが、最適に使用されることはほとんどありません。あなたがそこにいないというメモを残すだけでは十分ではありません。たとえば、帰国日などを具体的に指定する必要があります。あなたが不在になる期間と、あなたの電子メールにどのようなアクセスができるかを正確に説明することで、相手に何が予想されるかを知らせることができます。あなたが特定の日付までに戻ってこないことを送信者が知っている場合は、それに応じて手配することができます。
不在中はメールを読まないというブランクを宣言することもできます。仕事への復帰が容易になり、時間を割いてあなたの離席メッセージを読んだ送信者は、現時点であなたに連絡できることがわかります。
の上GメールWeb の場合、不在メッセージは右上隅の歯車をクリックし、[すべての設定を表示]、[全般]、[自動応答] をクリックして設定します。 Apple Mail で、iCloud Web ポータルに接続し、右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」、「自動返信」の順にクリックします。 Outlook Web では、歯車をクリックして、[Outlook の設定をすべて表示]、[電子メール]、[自動応答] を選択します。
オフィスにいるときは、すでにルールとフィルターを使用して受信トレイを管理しているかもしれません。不在時にも役立ちます。受信メールを既読としてマークし、正しくアーカイブすると、戻ってきたときに未読メッセージの数が減ります。
システムの有効性は、仕事、電子メールの使用状況、その他のさまざまな要因によって異なります。社内のすべての電子メールを既読としてマークし、仕事をしていないときにアーカイブすることができます。あるいは、オフィスにいるときは読む価値があるが、オフィスにいないときは読まなくても大丈夫なニュースレターをフィルタリングすることもできます。これは実際には、電子メール クライアントがメッセージを確実に管理するようにするためのものです。
Gmailでは、フィルタは「すべての設定を表示」→「フィルタとブロックされたアドレス」→「フィルタの作成」に保存されます。でアップルメールmacOS の場合は、「メール」、「設定」、「ルール」、「ルールの追加」をクリックします。 Web 用 Outlook で、歯車をクリックし、[Outlook の設定をすべて表示]、[電子メール]、および [ルール] を選択します。
主要な電子メールクライアントはすべてを備えています
受信トレイの設定が適切であればあるほど、戻ってきたときの状態も良くなります。十分な勇気がある場合は、休暇に行く前にすべてを既読としてマークし、すべてをアーカイブすることができます。そうすれば、あなたが離れている間に何が起こったのかに対処する必要があります。
可能であれば、考慮すべきもう 1 つの点は、受信トレイの管理を同僚に委任することです。メッセージをチェックして最も重要なメッセージにマークを付けるだけであっても。休暇中にサポートしてもらえる連絡先を 1 人か 2 人、自動返信で言及することもできます。
一部の電子メール クライアントには、非常に便利な専用ツールが備わっています。たとえば、ウェブ用 Gmail では、メッセージをタブ間でドラッグ アンド ドロップすると、その選択を Gmail に記憶させることができます。受信メッセージは自動的に正しく配置され、「メイン」タブの空きが少なくなります。
次のようなサードパーティ製ツールブーメランGmail および Outlook では、メールの受信を一定期間一時停止できます。SaneBoxは、以下に基づいてアルゴリズムを展開します。人工知能どの受信メールが本当に重要かを判断します。
