Microsoft Outlook: 日常生活を楽にするための 5 つのヒントとコツ

Microsoft Outlook は、豊富な機能を備えた電子メールクライアントです。日常的に役立つものを5つご紹介します。

パンデミックにより、リモートワークまたはハイブリッドワークが非常に普及しています。大手企業である Apple、Google、フェイスブックと Twitter は過去 2 年間にわたって在宅勤務ポリシーを採用しました。

大手テクノロジー企業で働いているか中小企業で働いているかにかかわらず、仮想会議、異なるタイムゾーンの同僚、Slack 通知、長々と続く電子メールチャットをやりくりするのは、非常にストレスがかかるものになる可能性があります。マイクロソフト見通しは、日々のデジタルライフを楽にする多くの機能を提供します。

ここでは、非常に役立つヒントとコツをいくつか紹介します。

会議の管理

Outlook を使用して人々を会議に招待するのは簡単ですが、主催者か単なる出席者かに関係なく、誰が参加しているかを簡単に追跡することもできます。その方法は次のとおりです。

Microsoft Outlookを開きます。
カレンダーパネルを開き、イベントを選択します。
応答オプションの下に、あなたを招待した人の名前と、この招待状にやり取りした人の数が表示されます。
この番号をクリックすると、誰が受け入れたのか、誰が拒否したのか、誰が応答しなかったのかを確認できます。

会議を主催している場合は、新しいウィンドウでフォームを開くと、より多くのオプションが表示されます。スケジュールアシスタントなどの機能を使用すると、全員の空き状況やいくつかの応答オプションを把握できます。

タイムゾーン管理

ハイブリッドな作業環境は定着しつつありますが、これは従業員が物理的にオフィスにいるのと同じ時間に仕事をしているわけではないことを意味します。このことを認識し、全員のスケジュールを尊重することがこれまで以上に重要です。また、何かをスケジュールするたびに頭の中で計算するのではなく、Outlook で別のタイムゾーンを追加できます。

Outlook で [カレンダー] パネルを開きます。
[新しいイベント] を選択し、新しいウィンドウで開きます。
計画ウィザードをクリックします。
カーソルを上に置いたままにすると、タイムゾーンと表示される「終日」ボタンの横にある地球アイコンをクリックします。
現地時間のフィールドをそのままにして、別のタイムゾーンで選択した都市を検索します。
「完了」をクリックします。

Outlook では招待状の下書きに戻り、タイムゾーンが並べて表示されます。これは作業中の招待状にのみ適用され、常に表示されるわけではありません。

電子メールのスケジュール設定

変な時間にメールが届かないようにスケジュールを設定することもできます。その方法は次のとおりです。

メールを書きますが、[送信] をクリックしないでください。
「送信」の横にある小さな下矢印をクリックします。
「後で送信」を選択します。ウィンドウが開き、日付と時刻を選択できます。

Outlook はデフォルトで 30 分間隔を提案しますが、どうしても午後 4 時 17 分にメールを送信する必要がある場合は、時間を手動で入力できます。

スケジュールされたメール専用のタブはありませんが、(送信されるまでは) [下書き] タブで見つけることができます。このメールには、誤って削除しないようにスケジュールされている旨も記載されています。

マルチタスクを行ったり、複数の Outlook ビューを操作したりして、毎回時間を無駄にしていると感じている場合は、ナビゲーションパネルを使用すると時間を節約できることを知ってください。カレンダーと受信トレイを同時に開く必要がある場合は、右クリックして新しいウィンドウで開くを選択します。この機能は、Windows 11 のスナップレイアウトツールとスナップグループツールを使用するとさらに効果的です。

会話をミュートする

おそらく、電子メールでの会話中に誤って「全員に返信」ボタンがクリックされてしまったことがあるでしょう。会話が特に活発で、通知による嫌がらせを受けたくない場合は、その会話を無視するように依頼できます。これにより、すべてのファイルから削除されます書類ただし、送信済みフォルダーと、このメールに対する新しい返信は除きます。

その方法は次のとおりです。