Google ドキュメントは、多かれ少なかれ便利な、多かれ少なかれ隠れた機能が詰まったまさに宝の山です。より頻繁に使用する必要がある 8 つを次に示します。
ワープロソフトのようなものグーグルドキュメントは隠れた機能の宝庫であり、大規模なドキュメントの作成や同僚との共同作業を簡素化するように設計されています。ここでは、より定期的に使用するとメリットが得られる高度な機能をいくつか紹介します。
1. GoogleドキュメントでMarkdownを書く
GoogleドキュメントMarkdown 構文のいくつかの要素をサポートします。これにより、純粋なテキスト記号を使用してテキストを簡単に書式設定できるようになり、読み書きがより簡単になると同時に、より豊富な形式への変換が可能になります。 Markdown に慣れている場合は、これにより時間を大幅に節約できます。これを利用するには、[ツール] > [設定] > [Markdown を自動的に検出] に移動します。
覚えておいてください: Google ドキュメントは Markdown 構文の一部の要素のみをサポートしており、すべてではありません。
2. 行番号によるナビゲーションの改善
行番号を使用すると、あなたや同僚は長く複雑な文書内の文章を簡単に参照できます。これにより、正確なメモを取ることもできます。行番号はページ形式でのみ機能し、ページなしでは機能しないことに注意してください。
行番号を有効にするには、[ツール] > [行番号] に移動します。専用のサイドバーで、[行番号を表示] を選択します。
3. 文書をよりアクセスしやすくするために代替テキストを使用する
画像はドキュメントに役立ちますが、スクリーン リーダーで「見る」ことはできません。代替テキストを追加すると、スクリーン リーダーが必要なユーザーが画像が何を示しているかを理解するのに役立ちます。
代替テキストを追加するには、画像を右クリックして [代替テキスト] を選択します。専用のサイドバーの「画像オプション」で、画像について簡潔に説明します。画像が示す内容のキーワードを入力するだけです。
4. 文書の翻訳機能を使用して外国語の練習を改善します
Google ドキュメントは明らかに実際の語学コースに代わるものではありませんが、このプラットフォームは Google 翻訳と同じツールを使用してドキュメントを翻訳します。翻訳されたドキュメントを同僚と共有し、それを使用して外国語で書く練習をすることができます。
ドキュメントを開き、[ツール] > [ドキュメントの翻訳] に移動します。専用ウィンドウで言語を選択すると、Google ドキュメントが希望の言語でコピーを作成します。
ドキュメントを共有したいが、共同作業者にはドキュメントの自分のコピーに変更を加えてもらいたい場合があります。ドキュメントにはコピーを強制する公式の方法はありませんが、機能する非公式の方法があります。
ドキュメントの右上にある「共有」をクリックします。リンク設定を「リンクを持つすべてのユーザー」に変更し、その横のドロップダウン リストから「発行者」を選択します。次に、リンクをコピーし、そのドキュメントの共有に使用している電子メールまたはメッセージに貼り付けます。 「送信」をクリックする前に、「編集」という単語以降を「テンプレート/プレビュー」に置き換えてリンクを編集します。
受信者が文書を開いて編集すると、それは自分自身のコピーになります。 「テンプレート/プレビュー」という URL 接尾辞を使用すると、使用を開始する前にドキュメントのコンテンツを表示できます (プレビューで [テンプレートを使用] ボタンを使用します)。
6. 電子メールにドキュメントを埋め込む
長い文書を添付ファイルとして同僚に送信する必要はありません。 Google ドキュメントから受信者の受信トレイに埋め込みドキュメントとして直接埋め込むことができます。これにより、ドキュメントの共有が容易になり、添付ファイルの数が減ります。
[ファイル] > [送信者] に移動します電子メール> このファイルを電子メールで送信します。表示されたフィールドにメッセージを記入し、「添付ファイルとして追加しない」というラベルの付いたボックスをオンにします。メールに内容を含めます。 »
7. Google Keep を使用したブレインストーミング
Google ドキュメントで長い文章を書くのと組み合わせた小さなアプリグーグルキープ(メモ取り専用) は、ブレインストーミング セッションに非常に実用的です。
アイデアをメモまたはリストとして書き留めます。ドキュメント内でメモが必要な場合は、Keep サイド パネル (右側の黄色の電球アイコン) を開き、メモをドキュメントに直接ドラッグします。ドキュメントからテキストをコピーし、後で使用できるように Keep メモとして保存することもできます。
8. 電子メールで共同作業する
Gmail は Google Workspace アカウントに共同受信トレイを提供しますが、無料でメールで共同作業する別の方法もあります。これはGoogleドキュメントを使用します。 Google ドキュメントで、[挿入] > [基本要素] > [メールの下書き] からメール ブロックを挿入します。ドキュメントに「@email」と入力して Enter キーを押すこともできます。 [ファイル] > [電子メール] > [電子メールの下書き] に移動することもできます。
メールアドレスを入力し、必要なフィールドに入力します。次に、下書きの左上にある [Gmail でプレビュー] をクリックします。完了したら、「送信」をクリックします。
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