Dropbox を使用すると、フォルダにオートメーションを設定でき、特定のフォルダにファイルが到着するとすぐにアクションが実行されます。これを活用する方法は次のとおりです。
ファイル操作は、コンピュータを使用するすべての人にとって必要な作業です。ファイルの移動、名前変更、削除、コピー、貼り付けはすべて、整理整頓を保つために必要な手順ですが、決して楽しいものではありません。ただし、使用する場合は、ドロップボックス, この作業の一部を自動化できます。クラウド ファイル ストレージおよび同期サービスには自動フォルダー機能があり、ファイルが到着するとすぐに特定のアクションが実行されます。
たとえば、特定のフォルダーにドロップされたすべての画像が同じ形式に変換され、同じスキームに従って名前が変更されるようにすることができます。これにより、時間を大幅に節約できます。
Dropbox のアカウントをまだお持ちでない場合は、無料ユーザーとして 2 GB のストレージを利用できます。有料オファーは、2 TB のストレージで月額 9.99 ユーロから始まります。ザ書類自動化サービスは、有料か無料かに関係なく、すべてのユーザーが利用できます。
自動フォルダーを作成する
Dropbox に自動フォルダーを作成するには、Dropbox の Web インターフェイスで自分自身を識別する必要があります。ドロップボックス。このフォルダーを作成する場所に移動し、[作成]、[フォルダー]、および [自動フォルダー] を選択します。これにより、フォルダーを自動化する 7 つまたは 8 つの方法が表示されます (ラベルは Pro オファーでのみアクセスできます)。
自動化オプションをクリックしてプレビューし、可能性を確認します。たとえば、「オーディオ ファイルに変換するファイル形式を選択する」を選択した場合、変換可能なファイルの種類と変換先の形式を選択する必要があります。どの自動化を選択する場合でも、同じルールをすべてのサブフォルダーに適用するかどうかを決定することもできます。
「ファイルを並べ替えるカテゴリを選択する」オプションと「ファイル名を変更するルールを定義する」オプションは興味深いものです。最初のオプションでは、ファイルを日付、名前、サイズ、または拡張子に従ってサブフォルダーに自動的に配置できます。一方、2 番目のオプションでは、ファイルをサブフォルダーに自動的に配置できます。ファイル内のキーワード、アップロード日、写真の撮影に使用したカメラのモデルなど、一連の基準に従って標準的な方法でファイルの名前を変更するために使用されます。
つまり、携帯電話で撮影したすべての写真とビデオを、作成された月と年に従って、適切な名前のフォルダーに分類することができます。または、フォルダーに移動されたすべてのファイルに「final」という単語を追加して、このバージョンが他のユーザーと共有できる状態であることを確認できます。可能性は無限大です。
自動化を組み合わせることもできます。これを行うには、「ステップの追加」ボタンをクリックします。たとえば、ファイルを PDF に変換してから、名前の変更を適用したり、サブフォルダーに移動したりすることができます。このチャンネルを他の場所で使用できると思われる場合は、オートメーションを保存するための「テンプレートとして保存」オプションも表示されます。ドロップボックス。
「保存」をクリックすると、オートメーションが保存され、適用されます。その後、ファイルが Web から直接送信されたものであるか、別のデバイスから同期されたものであるかに関係なく、定義されたルールに従って、このフォルダーに到着する各ファイルに適用されます。共有フォルダーを自動化することもできます。つまり、そのフォルダーにアクセスできる他のユーザーが追加したファイルには、同じルールが適用されます。
自動フォルダーオプション
既存のフォルダーにオートメーションを追加することもできます。 Dropbox Web インターフェースから該当のフォルダーに移動し、メイン ナビゲーション バーのすぐ右にあるフォルダー名の横にある歯車アイコンをクリックし、[組織]、[組織の追加] の順にクリックします。加えられた変更は、既に存在するファイルではなく、その後このフォルダーに追加されるファイルに適用されます。
オートメーションを変更するときに表示される同じウィンドウの上部には、実行するアクションを有効または無効にするためのスライダーがあります。たとえば、オートメーションを一時停止したい場合に便利です。スライダーの横にあるゴミ箱をクリックしてオートメーションを削除することもできます。
オートメーションを追加または編集するためのこれらの同じオプションは、フォルダーの横にある 3 つの小さな点をクリックしても表示されます。そのため、これを行うために必ずしもフォルダーに移動する必要はありません。標準フォルダーを作成しようとすると、オートメーションを追加するオプションも表示されます。
